Кінець эпохи табличних динозаврів


Згадав на дозвіллі, як у середині 90-х ми з подивом пізнавали табличні редактори типу Quattro Pro і сприймали практично, як диво те, що різні обчислення можна було робити простим написанням формул у осередках, а не програмним кодом. Це був реальний прорив в інформаційних технологіях та суттєва допомога у підготовці громіздких звітів, які до цього складалися за допомогою калькулятора.
Сьогодні поява інструментів Business Intelligence можна порівняти за своєю значущістю у справі обробки та аналізу інформації з появою калькулятора. Більше того, ці інструменти стають незамінними у прийнятті управлінських рішень.

Судіть самі: калькулятор (особливо із запам'ятовуванням) додав швидкості обробки паперової інформації. Табличні редактори в рази прискорили складання звітів, порівняно з калькулятором. І ось тепер можна забути те, що ви знали в Excel, щомісячні нудні копіювання та переписування формул, ВПР і СУМІСЛІ, макроси та Visual Basic. Прийшла нова технологія, і з нею управлінський звіт уже ніколи не залишиться тим самим.
Про динозаврів.

Згадаймо насамкінець функціонал заслужено коханого багатьма Excel, вміння поводитися з яким ставило людину відразу на кілька ступенів вище серед колег фінансистів чи економістів.

ВПР – це функція Excel, яка називається Вертикальний перегляд. Функція шукає задані значення (або діапазон значень) у стовпці та повертає будь-які дані з рядка, який відповідає комірці зі знайденим значенням у стовпці. Таким чином, функція ВВР дозволяє пов'язати дві таблиці.

СУММЕСЛИМН – це функція Excel, яка дозволяє вибирати та підсумовувати значення за кількома умовами з різних таблиць. Зведена таблиця – це інструмент обробки даних у Excel. Зведена таблиця може автоматично сортувати, розраховувати суми та отримувати середні значення. Ну і нарешті, Макрос – це алгоритм дій, записаний користувачем. Коли при обробці однотипних файлів виконуються однотипні операції, найпросунутіші користувачі програми записують за допомогою макроредактора (вбудованого в Excel) послідовність дій. Запис робиться один раз і цій послідовності надається поєднання гарячих клавіш. Надалі, при натисканні цих клавіш, макрос запускається і програма повторює ці операції з кожним наступним файлом самостійно та швидко, вже без участі людини. Але, коли ми розбиралися з макросами, писали функції і шукали способи їх переписувати при зміні кількості рядків чи стовпців у таблиці, еволюція рухалася вперед. Спочатку в Excel з'явився ряд нових надбудов, які продовжували тихо вдосконалюватися і перероджуватися в Power Qwery, Power Pivot, і врешті-решт замінили і ВПР з СУМЕСЛИ, і зведені таблиці, і запропонували принципово новий рівень обробки та аналізу даних.

Якщо дуже коротко, то Pivot - це прокачана зведена таблиця, яка включає тільки СТОВПЦІ та ЗВ'ЯЗКИ між ними (на відміну від Excel, який використовує комірки). Pivot має свою мову DAX, це мова функцій і формул, яка відрізняється від звичного мови формул Excel (але не сильно).

Хто замість динозавра?
І ось нарешті, в 2015 році всі ці надбудови були об'єднані і виділені в новий корисний продукт POWER BI. Це вже далеко не надбудова чи доповнення до Excel. Це новий продукт і новий ступінь, або навіть кілька щаблів у розвитку бізнес-аналітики. Це самостійний інструмент для обробки, аналізу та подання інформації. Насправді інструмент для управління бізнесом.

Переваги цього звіра простіше пояснити порівняно. Отже, згадаємо алгоритм підготовки фінансистами регулярної управлінської звітності.
Настає перша декада місяця, і в офісі з'являються люди з шаленими очима і скуйовдженим волоссям… Так, це стартувала підготовка місячного звіту.

   1. Потрібно викачати з облікової системи первинні дані.
   2. Отримати «таємні дані» від виконавців у Excel.
   3. Викачати дані про роботу продавців із CRM.
   4. Дістати звіти минулого місяця.
   5. Дістати плани наступного місяця.

Почалося формування моделі звіту….

І тут справді почалося:

   - Excel видає помилку тому, що неправильно написано найменування продукту.
   - Попливли дані, бо виконавець додав стовпець у таблиці.
   - Збилися формули, тому що неправильно написано ім'я файлу.
Якщо на виправлення кожного з перерахованих пунктів (а перелік далеко не повний) виділити хоча б по пару годин – отримаємо 2 робочі дні тільки на приведення даних у потрібний формат.
А в цей час наше нове звірятко (Power BI):

   - Безпосередньо підключається до баз даних (CRM. 1C, Excel…)
   - Перетворює дані з формату "як є" у формат моделі даних.

Довідка 1.
Модель даних - це кілька стовпцевих таблиць, пов'язаних між собою логічними зв'язками. Стовпцеві таблиці - це формат зберігання інформації (адреса - тільки стовпець, на відміну від excel, де адреса складається зі стовпця та рядка).

При цьому алгоритм перетворення виконується фахівцем лише один раз. Далі Power BI це запам'ятовує та робить автоматично. Результат цього видно щоразу при натисканні кнопки ОБНОВИТИ. Вся змінена інформація оновлюється у моделі даних автоматично.
   - Здійснює закладені раніше фахівцем у модель розрахунки та обробки. Жодні формули не зрушать і дані не попливуть через те, що вони були раніше приведені в потрібний формат.

Довідка 2
Модель зберігає дані у форматі таблиць. У кожну таблицю входить будь-яка кількість стовпців з даними. Між таблицями можливе встановлення логічних зв'язків через стовпці-довідники. І найголовніше, з цим можна здійснювати додатково будь-які обчислення, не закладені раніше у моделі. При цьому ризики, перераховані вище, відсутні.
   - Після підготовки та обробки даних, наш юний звір заганяє формує візуалізації, або вітрини даних (dashboards). Декілька візуалізацій можна розташувати на одному аркуші. Основна інтерактивність полягає в тому, що для кожної сторінки з кількома звітами можна зазначити зрізи (фільтри).
Вибір однієї з категорій звіту змінює зріз - і всі візуалізації на аркуші змінюються відповідно до цього фільтра.
А тим часом фінансовий менеджер п'є каву. Правда каву він випити не встигне, тому що все раніше описане про інструменти BI ви читали довше, ніж все це відбувається в реалі. В наявності економія часу, нервів і найголовніше, фінансовий менеджер може займатися прямими обов'язками - аналізувати і готувати довідку керівнику для прийняття управлінських рішень, тобто. брати участь у управлінні бізнесом.

Але це ще не все.
Наші керівники мають звичку ставити незручні питання з приводу звітів, що надаються, типу:

   - "А зроби мені такий же звіт з продажу в розрізі понеділків",
   - або «А як ми продавали цього ж тижня в лютому минулого року?».
Це змушує фінансиста піти в астрал ще кілька годин, щоб підготувати потрібний звіт.

Довідка 3.
Мало того, що наш інструмент створює красиві та інтерактивні звіти, тому він може їх формувати за будь-який період, якщо дані зберігаються в моделі. У цьому період не обмежується календарним місяцем чи кварталом. Це може бути година, день, тиждень або довільний інтервал, а час формування звіту триває не більше, ніж горить сірник.
Таким чином, ми бачимо проривні переваги технології BI у справі управління бізнесом. При цьому, якщо ви спробуєте без попередньої підготовки влізти у формування моделі даних, нагадуватимете людину з 80-х, якій дали в руки планшет. Але користуватися готовою моделлю значно простіше та приємніше, ніж писати формули в Excel, головне зрозуміти основи навігації.

Цим вже почали користуватися просунуті власники та топ менеджери. Більше того, вони навіть не звуть до себе фінансиста, щоб отримати той чи інший звіт, оскільки все це є у візуалізаціях. Достатньо лише виставити потрібний фільтр.