Переведення бізнесу на віддалену роботу: проблема чи вікно можливостей?
Настав час, коли багато власників бізнесу повинні прийняти непросте рішення: закрити бізнес на період боротьби з вірусом COVID 19 і зазнати збитків, або навіть втратити бізнес, або зазнати витрат і перебудувати бізнес під нові реалії. Під перебудовою я маю на увазі переведення частини підрозділів чи всього бізнесу на схему віддаленої роботи. Частково теоретичні аспекти цієї проблеми висвітлено у статтях «Аутсорсинг у фінансах. Плюси та мінуси», тому на них я зупинятись не буду. Перейду одразу до практики.
У процесі реалізації проекту запуску BI моделі для малого та середнього бізнесу у невеликій торговельно-виробничій компанії після введення карантину, ми запропонували допомогти перевести компанію на віддалену роботу. Як виявилося, буквально перед подіями, директор прочитав мої статті, тому пропозиція впала на благодатний ґрунт. Звичайно ж, головною причиною були не публікації, а небажання втратити контракти на постачання продуктів у національну торговельну мережу, а матеріали на сайті та наша пропозиція стали тригером.
На спільній нараді було ухвалено таке рішення: Перевести на віддалену роботу підрозділи: - Фінансова служба (з надходженням бухгалтера для обліку первинної документації); - Продажі; - Підтримка продажів. Перевести на часткову зайнятість підрозділи: - Лінія фасування; - Складське господарство.
Аналіз основних бізнес-процесів виявив кілька проблемних точок, які перешкоджають переведенню підрозділів на віддалену роботу. Перед нами було поставлено завдання знайти шляхи вирішення та підготувати технічне завдання для їх реалізації. У процесі власник вирішив розвинути нашу співпрацю у ширший проект із перебудови бізнесу під нові умови.
В результаті виник перелік функцій, до яких було необхідно внести зміни та доопрацювання, щоб забезпечити повноцінну роботу підприємства. Найбільше зажадали доопрацювання бізнес-процесів фінансової служби, відділу продажу та відділу підтримки продажів. 1. Фінансова служба. 1. Облік надходження сировини складу. Комірник отримував сировину для упаковки, перевіряв її, ставив відмітку на прибуткових документах, збирав їх у себе і наступного дня передавав до бухгалтерії для подальшої обробки. Щоб унеможливити залежність функції від фізичної присутності бухгалтера, було запропоновано активувати функціонал 1С, який дозволяє закупнику формувати заявку на надходження сировини, потім комірник її при необхідності коригує та підтверджує в електронному вигляді надходження товару на склад. Після підтвердження бухгалтер віддалено проводить документ по ланцюжку. Первинні копії збираються на складі та за регламентом із заданою періодичністю передаються до центрального офісу. На перспективу було поставлено завдання провести переговори з постачальниками щодо використання сервісу обміну електронними документами.
2. Облік виробництва. Документообіг вівся вручну. Виписувалися накладні на переміщення сировини, потім складався звіт виробництва, все це збирав начальник цеху та передавав бухгалтеру. Бухгалтер вносив цю інформацію до бази 1С. Було запропоновано зміну алгоритму та частину функцій начальника цеху в частині ручного заповнення паперових документів замінено на такі самі, але в обліковій системі. У результаті бухгалтер не займається внесенням цих документів до бази, а лише контролює їхнє правильне проведення. Первинні документи збираються і за регламентом із заданою періодичністю передаються до центрального офісу. На етапі впровадження документи щодня передавалися кур'єром бухгалтеру додому. А після запуску цього процесу така потреба відпала.
3. Підпис фінансових документів. Проведення платежів та подання регулярної звітності вимагають підпису першої особи. Ця проблема вирішена шляхом використання електронного підпису. При цьому бухгалтеру, відповідальному за роботу з банком та ІТ фахівцю, поставлене завдання автоматизувати щоденний імпорт платежів з облікової системи. На перспективу сформовано завдання щодо інтеграції цієї інформації до BI системи для формування щоденного звіту.
4. Формування оперативної управлінської звітності. Поставлено завдання з автоматизації формування звітності у BI системі. Це дало змогу впорядкувати рух інформації та документів щодо оперативної діяльності та вивільнити ресурс фінансового менеджера.
2. Продажі. 1. Заявки на постачання продукції приймалися менеджерами по телефону або за особистого контакту з клієнтом. Поставлено завдання ІТ підключити стандартний WEB модуль прийому заявок. Це дозволило скоротити цілий блок операцій та звільнити ресурс як у відділі підтримки продажів, так і у відділі продажів.
2. Перевірка наявності товару складі здійснювалася менеджером з виписки з відділу підтримки продажів. ІТ фахівцям було поставлено завдання активувати функціонал облікової системи щодо автоматичної перевірки наявності товару при формуванні відвантажувальних документів. В результаті скорочені ручні операції та час на підготовку відвантаження.
3. Звіти про продаж складалися фінансовим менеджером вручну на базі інформації з облікової системи та розсилалися кінцевим користувачам. Перехід на BI систему дозволив автоматизувати цей процес, виключити з нього фінансового менеджера та збільшити коректність даних.
3. Склад. 1. Отримання комплекту документів на відвантаження. Пакет формувався відділом підтримки продажу та передавався на склад. Сформовано технічне завдання для ІТ з автоматичного формування пакета документів та надсилання його на віддалений друк на принтер складу. Комірник комплектує пакет і додає копії сертифікатів.На перспективу поставлено завдання відділу виробництва внести копії сертифікатів до облікової системи та моніторити їхню актуальність. В результаті скорочено ручні операції. 2. Формування звіту про залишки складі складалися фінансовим мТаким образом, на примере реализованного проекта могу предложить вашему вниманию общие рекомендации по переводу бизнеса на удаленный режим работы.
Результат проекту.
- Скорочені повністю або частково ручні операції у 15 функціях основних бізнес-процесів.
- Отримано можливість забезпечити діяльність бізнесу з використанням віддаленої роботи.
- Скорочено термін підготовки оперативної звітності.
- Істотно підвищено точність інформації у звітах.
- Внаслідок автоматизації процесів без шкоди для основного бізнесу скорочено 4 позиції, функції яких об'єднані чи автоматизовані.
- Робота фінансової служби, відділу підтримки продажів, відділу продажів переведена на віддалений режим.
- Економія: ФОП 4 фахівців, + орендна плата за приміщення, що вивільнилося, + скорочені витрати на утримання офісу – витрати на консультантів. Якщо - розглядати ці цифри у період хоча б рік, то економія перевищить 600 тис грн.
Таким чином, на прикладі реалізованого проекту можу запропонувати вашій увазі загальні рекомендації щодо переведення бізнесу на віддалений режим роботи. 1. Що заважає? 1. Небажання керівництва втрачати контроль. 2. Відсутність електронного документообігу між контрагентом та компанією. 3. Відсутність електронного документообігу усередині компанії. 4. Відсутність автоматичного формування оперативної звітності. 5. Значна частина ручної праці з кінця функцій. 6. Необхідність підписати документи.
2. Кого можна перевести? 1. Фінансова служба. 2. Адміністрація. 3. Відділ продажів. 4. Відділ підтримки продажів (витяг, кол-центр).
3. Як контролювати? 1. Продаж - CRM система, бізнес-процеси 1С. 2. Підтримка продажів – Бізнес-процеси 1С. 3. Фінансова служба - Бізнес-процеси 1С. 3. Як забезпечити інформацією керівництво? 1.Перехід на BI.
Як здійснити? 1. Завдання для ІТ 1. Налагодити віддалене адміністрування 2. Доопрацювати облікову систему щодо автоматизації бізнес процесів 3. Підготувати розвантаження інформації для BI 4. Вирішити проблему із забезпеченням співробітників технікою або її переміщенням з офісу 5. Підстрахуватися інтернетом 6. Підготувати та запустити програмне забезпечення для комунікації всередині офісу
2. Колективна робота 1. Використовувати функціонал 1С 2. Використовувати функціонал CRM 3. Використовувати функціонал BI 3.Кадрова служба 1. Визначити список працівників для перекладу. 2. Підготувати юридичне обґрунтування для переведення працівників на віддалену роботу.
4.Контроль 1. Керівники підрозділів разом із кадровою службою розробляють алгоритм роботи для підлеглих, який буде відображено через бізнес-процеси в обліковій системі та CRM 2. BI система – підготовка звітів на основі інформації з CRM та 1С 3. CRM та 1С сигналізація про виконання або невиконання функцій у щоденних бізнес-процесах 4. Спеціалізований софт для контролю роботи комп'ютера.
Вийшло трохи сухо, але метою було сформувати основні кроки та підтвердити їх конкретним прикладом. Тобто. сформувати коротку безкоштовну методику для тих, хто не хоче зупиняти свій бізнес.