Діджитал-трансформація бізнесу – запорука підвищення його ефективності.

Підручники економіки стверджують, що ключем до успіху бізнесу є високий рівень продуктивності праці. Із цим складно сперечатися, адже ефективні співробітники не лише якісно виконують свою роботу, обсяг якої розрахований на середній рівень продуктивності, але й встигають прийняти участь у складніших проектах. Прикладом може бути впровадження системи бюджетування чи перехід нову облікову систему.

Під такі проекти, зазвичай, формуються робочі групи, які включають співробітників із найвищим рівнем продуктивності праці, оскільки їм доведеться працювати з інформацією відразу у двох системах і по суті виконувати значно більший, ніж зазвичай, обсяг роботи.

Як визначити цей найвищий рівень?

Продуктивність праці, яку не можна виміряти нормою виробітку, вже давно є складним і навіть невловимим поняттям для деяких керівників. Давайте розглянемо просту ілюстрацію. У відділі працюють 2 співробітники. Робочий день триває 8 годин. Перший співробітник відпрацював 8 годин із середнім робочим навантаженням, а другий відпрацював 5 годин із інтенсивним навантаженням, а 3 години витратив на комунікації з колегами. При цьому обидва виконали свої обов'язки чудово. Цей приклад показує, що у різних ситуаціях мають бути використані різні підходи та критерії для вимірювання цього показника. Іншими словами, при оцінці ефективності роботи в інтелектуальній сфері має бути значно більше критеріїв та оціночних показників, які будуть застосовуватись у різних комбінаціях залежно від ситуації.

Business intelligence може швидко обробляти великі масиви даних та суттєво наближає керівників до розуміння загальних тенденцій продуктивності. Наявність інформації про роботу співробітника та можливість її оперативно проаналізувати дозволяє ухвалити рішення про те, як співробітник повинен розпоряджатися робочим часом та скільки часу фактично необхідно для виконання певних видів робіт. Порівняння таких показників за декількома менеджерами дозволить скласти нормативи виконання різних видів робіт. Ці деталі також допоможуть зробити більш точну оцінку вашим клієнтам та захистити бюджет компанії від перевитрати на непродуктивне використання робочого часу.

МОНІТОРИНГ

Ідея моніторингу продуктивності праці в підрозділах, зайнятих інтелектуальною працею, витає в повітрі досить давно і набула свого розвитку після активного зростання кількості ІТ компаній або розвитку подібних підрозділів у бізнесі з одного боку, і появи доступних інструментів розрахунку та аналізу таких показників – з іншого. У той самий час цей процес викликає в багатьох менеджерів почуття тривоги. Ніхто не хоче, щоб за ним спостерігали, моніторили кожен рух, тому що виникає відчуття тотального контролю, коли під наглядом знаходиться будь-яка дрібниця, яку робить співробітник. Звичайно ж таке місце існування мало кому підійде, і компанія несе ризики втрати цінних працівників.

І тут на допомогу приходять передові технології, використання яких для розуміння та підвищення продуктивності праці є не таким помітним та нав'язливим.
Зокрема, для моніторингу робочого часу успішно використовуються різні CRM, BPM, системи документообігу та інші. Про ці системи часто пишуть такою незрозумілою мовою, начебто це адронний колайдер. Тому спробую пояснити простими словами, що це таке.

Визначення або абревіатура CRM розшифровується як Customer Relationship Management, тобто управління відносинами з клієнтами. CRM за допомогою автоматизації процесів допомагає ефективніше вибудовувати діалог з покупцем, не допускати помилок у роботі, контролювати витрати часу на роботу з клієнтом та в результаті продавати йому більше. Як це виглядає у CRM? Уявіть таблицю Excel з вашою клієнтською базою, але тільки при натисканні на ім'я клієнта відкривається зручна картка, в якій міститься вся хронологія та витрати часу на роботу з ним — від першого дзвінка до покупки. Тут можна прослухати дзвінки, переглянути історію покупок, створити документи за шаблоном, написати e-mail або sms, поставити завдання.

BPM (Business Process Management) системи – це клас програмних продуктів, які допомагають керувати бізнес-процесами організації. За рахунок застосування BPM систем з'являється можливість визначити процеси в компанії, представити їх графічні схеми, керувати, аналізувати та удосконалювати їх надалі.

Основне призначення BPM систем пов'язане з підвищенням ефективності роботи організації, зниженням вартості продукції, що випускається, або послуг, що надаються, і поліпшення системи управління.

З вище сказаного можна зрозуміти, що ці системи є інструментами для регламентування процедур, контролю використання часу на їх виконання, накопичувачами статистичної інформації для розрахунку необхідних показників та аналізу. Також за допомогою таких систем можна відстежити, не порушуючи особистий простір співробітників, такі моменти, як відвідування нарад, ефективність робочого розкладу. Наприклад, якщо працівники регулярно пропускають наради, мотивуючи це роботою з інших проектів чи регулярно просять змінити графік, це свідчить необхідність переглянути організацію підприємства підвищення продуктивність праці.

BI-СИСТЕМИ.

Розвиток популяризація BI систем дозволяє використовувати їх для підвищення продуктивності через моніторинг і аналіз. Наприклад, цей інструмент може бути використаний для візуалізації етапів виконання завдань та витрат часу на них. При цьому якщо подібні завдання виконуються різними командами, можна порівняти результати і зрозуміти, як оптимізувати процес.

У багатьох керівників ідея модернізації чи взагалі впровадження контролю за робочим часом може викликати здивування чи відторгнення переважно на етапі становлення цих технологій. Особливо якщо це супроводжується додатковими витратами, такими, як придбання нового обладнання або ПЗ, втрата продуктивності, коли співробітники вивчають нові програми. Однак ці початкові інвестиції можуть принести дивіденди в загальному зростанні продуктивності протягом наступних років, що окупить понесені витрати.

Пандемія COVID-19 остаточно змінила методи ведення бізнесу. Навіть після появи вакцини бізнес-процеси не стануть такими, як раніше. Багато компаній переконалися, що віддалена робота дозволяє їм заощадити витрати на оренду, утримання офісу, канцелярське приладдя, папір зрештою. І тут саме технології використання віддаленого контролю за виконанням процедур та регламентів, коректним використанням робочого часу допомагають не лише підтримувати бізнес у робочому стані, а й визначити сектори, де можна залишити віддалену роботу.

Можливо, маркетинг або продаж успішно працюють на видаленні завдяки більшій гнучкості графіків, а хмарні сервіси значно полегшують доступ до даних контрактів з будь-якого місця. Зусилля щодо адаптації персоналу до умов віддаленої роботи з використанням цифрових технологій дають можливість створити оптимальну структуру бізнесу, значно гнучкішу та адаптивнішу. Ефективність роботи команди є ключовою для роботи – це незаперечний факт, але її досягнення може здійснюватись великою кількістю способів та інструментів.

Технології вносять додаткову різноманітність у процес побудови та управління бізнесом, і у питаннях контролю над останню чергу. Існує велика кількість показників, які можна відстежити, накопичити та проаналізувати, а зробити це допоможе використання Business Intelligence. BI система опрацює цю інформацію та представить результати у зручному вигляді з можливістю використання їх у груповій роботі. Саме цифрові технології стали одним із найважливіших драйверів адаптації бізнесу до нових мінливих реалій нашого світу.